La facturation à l’usage, de la base de données jusqu’à QuickBooks.

Client

Éditeur de logiciel SaaS de répartition et de livraison, Canada

Mandat

Conception, développement et mise en production d’une application de facturation interne

Utilisateurs

Équipes des finances et des opérations

Logiciels reliés

QuickBooks Online, base de données SQL Server de la plateforme

Le défi

Chaque client de la plateforme a son propre contrat : forfait mensuel, annuel ou sur plusieurs mois, frais par chauffeur avec plafond, paliers, chauffeurs prépayés, options comme les notifications SMS, et parfois un rabais. Pour facturer, il fallait compter l’usage du mois dans la base de données, appliquer les bonnes règles à la main dans des chiffriers, puis saisir la facture dans QuickBooks.

Ce travail revenait chaque mois pour chaque client. Il était long, difficile à vérifier, et les erreurs de date, de taxe ou de taux de change se retrouvaient directement dans la comptabilité.

La solution

Une application web interne qui tient le contrat de chaque client, mesure son usage réel et produit la facture dans QuickBooks Online. QuickBooks reste le système de référence pour les factures ; l’application garde seulement le lien vers chacune.

Le cycle d’une facture

1. Période ouverte. Chaque client actif a une seule période ouverte à la fois, de son jour de facturation au suivant.
2. Usage de la nuit. L’extraction nocturne ajoute l’usage réel à la période.
3. Vérification. L’équipe revoit les lignes calculées et ajuste au besoin.
4. Fermeture. Le calcul est figé avec une copie du contrat qui l’a produit ; la période suivante s’ouvre.
5. Facture QuickBooks. La facture est créée avec le rapport d’usage joint, puis la constatation des revenus est générée.

Exemple de règle de tarification

// Frais par chauffeur, plafonnés
frais = min(commandes × tarif_par_commande, plafond)

// Au plafond : le chauffeur passe au forfait.
// Sous le plafond : il paie à la commande.

Résultats

• Les contrats de tous les clients sont au même endroit, au lieu d’être répartis dans des chiffriers.
• L’usage est mesuré automatiquement, et chaque montant facturé se retrace jusqu’aux commandes qui l’ont produit.
• Chaque ligne est visible avant la facturation, et une période fermée ne change plus.
• Les factures arrivent dans QuickBooks prêtes à envoyer : bonne date, bon terme, bonne taxe, bon taux de change.
• Un tableau de bord donne les revenus récurrents mensuels et annuels, les périodes à facturer et les suivis de recouvrement.
• Chaque action est consignée : journal d’audit et journal de chaque appel à QuickBooks.

Technologies

• .NET 10
• ASP.NET Core
• Blazor Server
• Telerik UI for Blazor
• SQL Server
• Entity Framework Core
• API QuickBooks Online
• Microsoft Entra ID
• Azure App Service
• GitHub Actions
• Claude (Anthropic)